الاحتفاظ بالبيانات
تساعد Malyon في تنظيم الحفظ، لكن الشركة مسؤولة عن الاحتفاظ بسجلات كاملة ومقروءة للمدة المطبقة على كل معاملة.
مصفوفة الحفظ المقترحة
فواتير وسجلات VAT: خمس سنوات على الأقل. سجلات ضريبة الشركات: سبع سنوات على الأقل بعد نهاية الفترة الضريبية. قد تتطلب العقارات أو تمديد التدقيق مدة أطول. لسجلات العمل والهجرة والبنوك والرخص قواعد منفصلة، ويُستخدم الأطول عند تداخل القواعد.
النسخ التشغيلية
النسخ الآلية للخادم مخصصة للتعافي ومقيدة الوصول وتُدوّر بعد 30 يوماً، ولا تستبدل تصدير المالك المؤرخ. تُنشأ ملفات PDF عند الطلب وتُعاد للمستخدم ثم تُحذف من التخزين المؤقت؛ تبقى الشعارات والتواقيع والأختام والملفات المصدرية حتى استبدالها أو حذفها.
الحذف والبدء من جديد
إعادة ضبط المساحة تحذف المعاملات مع إبقاء ملف الشركة والصلاحيات. حذف الشركة يزيل المساحة كلها. يتطلب الإجراءان إعادة المصادقة والتأكيد. تختفي البيانات من النسخ الدوارة عند انتهائها، وقد تُحفظ السجلات الإلزامية أو أدلة الأمان عند الحاجة.
إجراء عملي
صدّر نسخة مؤرخة قبل إغلاق الفترة أو الاستيراد الكبير أو الحذف. اختبر الاستعادة دورياً واحتفظ بنسخة مشفرة غير متصلة وقيّد مفتاحها ووثق موافقة الحذف.