Хранение данных
Malyon помогает организовать хранение, но компания сама отвечает за полноту и читаемость записей в течение срока, применимого к каждой операции.
Рекомендуемая матрица
VAT-инвойсы и подтверждающие записи: не менее 5 лет. Corporate Tax: не менее 7 лет после окончания соответствующего налогового периода. Для недвижимости и продлённых налоговых проверок срок может быть больше. Для трудовых, миграционных, банковских и лицензионных документов действуют отдельные правила. При пересечении требований выбирайте больший срок.
Рабочие копии
Автоматические серверные копии предназначены для аварийного восстановления, ограничены по доступу и ротируются через 30 дней. Они не заменяют датированную выгрузку владельца. PDF создаётся по запросу, отдаётся пользователю и удаляется из временного хранилища; логотипы, подписи, печати и намеренно загруженные исходники остаются до замены или удаления.
Удаление и новый старт
Очистка кабинета удаляет рабочие операции, сохраняя профиль компании и доступы. Удаление компании удаляет весь кабинет. Оба действия требуют повторной аутентификации и подтверждения. Из ротационных копий данные исчезают по сроку; обязательные записи, доказательства безопасности и legal hold могут храниться дольше.
Практический контроль
Делайте датированную выгрузку перед закрытием периода, крупным импортом, очисткой или удалением. Периодически проверяйте восстановление, храните одну зашифрованную копию офлайн, ограничьте доступ к ключу и фиксируйте, кто согласовал удаление.